Case 1: Accountants Academy
Accountants Academy is een online e-learningplatform voor accountants. Je kan er terecht voor online opleidingen, geaccrediteerde live seminaries en erkende e-learnings met online opvolging.
Inschrijven op een seminarie kan heel eenvoudig op de website van Accountants Academy. Je vult er een formulier in en ontvangt meteen een automatische bevestigingsmail. Enkele dagen later krijg je de factuur in je mailbox.
Hoe ging het er vroeger aan toe?
Achter de schermen zwoegt Cédric (founder & gedelegeerd bestuurder) om die tientallen inschrijvingen die hij wekelijks ontvangt, tijdig te verwerken in zijn administratie. Eerst voegt hij alle gegevens (met veel gecopy-paste) toe in zijn Excel-file om het overzicht te kunnen blijven bewaren. Vervolgens vult hij een template voor de factuur aan in Microsoft Word met de klantgegevens zodat hij deze zo snel mogelijk kan uitsturen. Daarna doet hij eventueel nog wat administratie om de KMO-portefeuille in orde te brengen voordat hij zich op de volgende inschrijvingsmail stort.
Hoe hielpen wij Cédric?
Gelukkig kwam Cédric in contact met Experience Lab, waar we er onze missie van maakten om hem uit zijn (dagelijks) lijden te verlossen. Automatisatie op kleine schaal kan veel tijdswinst opleveren. Tijd die je liever in andere zaken investeert.
Eerst en vooral zorgden we voor een tool die Cédric zou helpen het overzicht te bewaren van de inschrijvingen. Excel als spreadsheet leek ons hiervoor anno 2021 niet meer geschikt. Een tool als Airtable staat toe om de verschillende seminaries bij te houden en hier nieuwe inschrijvingen aan te koppelen.
Automatisatie op kleine schaal met Airtable
Airtable is een mix tussen een relationele database en een spreadsheet, met de mogelijkheid om uit te breiden met allerlei code en zo slimme interne systemen te bouwen. Gebruiksvriendelijk voor ondernemers en marketeers, maar ook erg eenvoudig voor developers om op verder te bouwen.
De tool is flexibel, en de mogelijkheden eindeloos. Het is nu veel handiger om het overzicht te bewaren, snel te kunnen filteren op naam, seminarie, prijs of datum van inschrijving. De status van de aanvraag voor KMO-portefeuille bijhouden en opvolgen? Heel makkelijk toegevoegd als extra veldje in Airtable.
Zo liet Airtable ons via zijn sterke API (application programming interface) ook toe om op eenvoudige wijze de formulieren vanuit de Wordpress-website van Accountants Academy te gaan koppelen. Een eerste belangrijke stap van de automatisatieflow.
“
Airtable liet ons via zijn sterke API toe om op eenvoudige wijze de formulieren vanuit de Wordpress-website te koppelen om inschrijvingen automatisch in de database op te nemen. Een eerste belangrijke stap van de automatisatieflow.
Aanmaken van facturen in Airtable
De volgende stap was het automatisch aanmaken van facturen. We plaatsten een scriptje achter een Button-field in Airtable die voor één specifieke inschrijving heel eenvoudig de nodige data vanuit Airtable ophaalde (uit zowel de inschrijving- als de seminarietabel) en zo met de juiste prijs (al dan niet met korting, afhankelijk van combipaketten die klanten al dan niet kozen) doorstuurde naar de Teamleader API om een draft factuur te creeëren.
Verbinden met Teamleader
Om het verhaal helemaal compleet te maken, wisten we de huidige factuurtemplate die Cédric gebruikte in Microsoft Word op een correcte manier aan te passen zodat deze op dynamische wijze kon ingevuld worden door Teamleader. We leerden Cédric ook hoe hij efficiënt in Teamleader te werk kon gaan met gepersonaliseerde e-mailtemplates en voorgedefinieerde artikelen om zo maximaal tijd te besparen zonder in te boeten aan zijn persoonlijke aanpak.
Samengevat
Een hidden field op elk inschrijvingsformulier dat via de website verzonden wordt, zorgt ervoor dat de automatisch toegevoegde entry in Airtable gelinkt wordt aan de correcte seminarie van de inschrijving.
Een simpele druk op de blauwe knop stuurt de gegevens van de inschrijving richting Teamleader om een 'nog niet ingebrachte factuur' te creeëren aan de hand van hun eigen factuurtemplate. Bestaat het bedrijf of contact nog niet? Dan wordt die eerst aangemaakt in het Teamleader CRM. De link naar de nieuwe factuur wordt meteen bij de inschrijving opgeslagen in Airtable zodat het in één oogopslag duidelijk is welke inschrijvingen reeds gefactureerd werden, en welke niet.
Vervolgens is het voor Cédric erg eenvoudig om de factuur te verzenden met de e-mailtemplates die hij in Teamleader toevoegde. De automatische koppeling met zijn Exact-boekhoudsoftware zorgt voor de rest.
Deze integratie duurde 10 uur om op te zetten. De limitaties van het gratis plan van Airtable vormden hier geen probleem.
Case 2: Kaart Blanche
Kaart Blanche is een innovatief wenskaartenmerk dat het laatste jaar enorm aan het groeien is met talloze bestellingen op hun Woocommerce-webshop van over de hele wereld.
Naast de orders van particulieren, leveren ze ook heel wat kaartjes aan een netwerk van retailers die deze in grote oplages bestellen.
Hoe ging het er vroeger aan toe?
Na de succesvolle eindejaarsperiode bleef Timo (medefounder en commercial director) met een enorme kater achter; er moesten honderden facturen gemaakt worden voor de zakelijke bestellingen, en dat op manuele wijze door een template in InDesign telkens aan te passen, te exporteren en door te sturen naar de desbetreffende klant. Een gigantisch werk, tot Experience Lab er zich mee kwam moeien.
Woocommerce-plugin
Experience Lab schreef een Woocommerce-plugin die het heel eenvoudig maakt voor Timo om een enkele bestelling (of een hele selectie in één keer) door te sturen naar de Teamleader API om er 'nog niet ingeboekte facturen' van te maken. Bestaat het bedrijf of contact nog niet? Dan wordt die eerst aangemaakt in het CRM.
De integratie houdt rekening met de verschillende verzendingsopties en kortingsmogelijkheden binnen Woocommerce zodat de prijzen steeds kloppen, no matter what.
“
In batch facturen inboeken en verzenden is een mooie extra functionaliteit die je bij Teamleader out-of-the-box meegeleverd krijgt.
Factuurtemplates in Teamleader
Vervolgens was het een kleine moeite om ook nog eens de template vanuit InDesign om te zetten naar een Teamleader-compatibele factuurtemplate. In batch facturen inboeken en verzenden is een mooie extra functionaliteit die je bij Teamleader out-of-the-box meegeleverd krijgt, en die de flow voor Timo kon vervolledigen.
Samengevat
Timo kan nu vanuit Woocommerce de bestellingen selecteren waarvoor hij een factuur wil maken en deze heel eenvoudig in batch door laten sturen naar Teamleader. Daar kan hij ze vervolgens in één keer laten inboeken en uitsturen, begeleid door een gepersonaliseerde e-mailtemplate.
Véél tijd bespaard; missie geslaagd!
Deze integratie duurde 12 uur om op te zetten.
Case 3: Experience Lab
Voor onszelf moeten we geen introductie schrijven, toch? 😉
Onze missie bij Experience Lab is eenvoudig. We zetten digitale technologie en onze creativiteit op een slimme manier in voor een betere online wereld. We bouwen digitale ervaringen voor en met kmo's, veelbelovende start-ups en snel groeiende scale-ups. Alles kan beter - en dus ook jouw digitale strategie en online omgeving. Dat is precies waar we bij Experience Lab voor zorgen.
Hoe ging het er vroeger aan toe?
Ook wij spendeerden ooit veel tijd aan onze facturatie, die steeds uitgebreider werd. Gelukkig investeerden we al snel in een geautomatiseerd systeem.
Onze time-logging tool verbinden met Retool
Onze werknemers loggen tijd waarin ze op projecten voor klanten werken in Float, onze resource scheduling en time-logging tool.
Dankzij Retool, een slimme low-code app builder, konden we op enkele uurtjes tijd een systeem bouwen dat de nodige data binnentrekt vanuit de Float API en vervolgens doorstuurt naar Teamleader om facturen te maken waar de correcte logs in tevoorschijn komen.
Samengevat
In Retool kunnen we heel eenvoudig een selectie maken van het Float-project, het Teamleader-contact of bedrijf waar we naartoe willen factureren en de tijdsperiode (die automatisch al ingesteld staat op de afgelopen maand). Nog één enkele druk op de knop, en de factuur staat klaar om verzonden te worden.
Deze integratie duurde 4-5 uur om op te zetten. Retool zelf kost ons € 50 per maand, maar gebruiken we nog voor vele andere toepassingen en doeleinden.